به کار یه جا تو هفته‌ت بده
لیست می‌گه چی؛ تقویم می‌گه کِی. یاد بگیر برای کار مهم تو تقویمت وقت رزرو کنی، با وجود خطای برنامه‌ریزی صادقانه تخمین بزنی، و وقتی روزت به هم ریخت دوباره برنامه بچینی.
بلوک‌بندی زمان (Time Blocking)
دادن تیکه‌های مشخصی از زمان تو تقویمت به کارهای مشخص، و رفتار کردن با اون بلوک‌ها مثل یه قرار ملاقات. در واقع همون برنامه‌ی «اگه... پس...» درس قبله که نشونه‌ش ساعته: «سه‌شنبه ساعت نه‌ونیم، پیش‌نویس بخش روش تحقیق رو می‌نویسم.»
نه «این هفته روی پایان‌نامه کار کنم»، بلکه سه‌شنبه نه‌ونیم تا ۱۱ «پیش‌نویس بخش روش تحقیق، قسمت ۱» و پنجشنبه نه‌ونیم تا ۱۱ «پیش‌نویس بخش روش تحقیق، قسمت ۲».
همون کارها، دو جور برنامه
فقط لیست
دوازده تا کار، بدون ساعت. هر ساعت از نو تصمیم می‌گیری چی کار کنی، و معمولاً یه پیام یا یه درخواست برنده می‌شه. گزارش منتظر یه لحظه‌ی آروم می‌مونه که هیچ‌وقت نمیاد.
روز بلوک‌بندی‌شده
نه‌ونیم تا ۱۱ پیش‌نویس گزارش. دوازده‌وربع تا دوازده‌وچهل‌وپنج ایمیل و پیام. ۲ تا ۳ کارهای اداری تو افت بعدازظهر. بقیه آزاد. انتخاب‌ها از قبل گرفته شدن، وقتی آروم بودی.
خودت رو امتحان کن
مریم هر روز صبح ۹ تا ۱۱ رو برای گزارشش بلوک می‌کنه. ولی هر وقت یه همکار تو اون ساعت جلسه می‌خواد، قبول می‌کنه، و بیشتر هفته‌ها تقریباً هیچی به گزارش نمی‌رسه. چی رو باید عوض کنه؟
- بی‌خیال بلوک‌بندی بشه، چون همیشه جلسه‌ها برنده‌ان
- مثل یه قرار واقعی ببینتش و یه ساعت دیگه پیشنهاد بده
- بلوک رو نگه داره و یواشکی وسط جلسه‌ها روی گزارش کار کنه
- ساعت‌های خیلی بیشتری بلوک کنه که دست‌کم چندتاشون سالم بمونن
جواب رو ببین
مثل یه قرار واقعی ببینتش و یه ساعت دیگه پیشنهاد بده
آره. هیچ‌وقت وقت دکترش رو به خاطر اینکه یکی خواسته گپ بزنن کنسل نمی‌کنه. «اون ساعت کار دارم، یازده‌ونیم چطوره؟» برای بیشتر درخواست‌ها جواب می‌ده و بلوک رو زنده نگه می‌داره.
چرا بلوک‌ها سر می‌رن
خطای برنامه‌ریزی (Planning Fallacy)
ما معمولاً کمتر از واقعیت تخمین می‌زنیم که کارهای خودمون چقدر طول می‌کشن، حتی وقتی می‌دونیم کارهای مشابه قبلاً بیشتر طول کشیدن. دو روان‌شناس، دنیل کانمن و آموس تورسکی، اسم این رو گذاشتن خطای برنامه‌ریزی. کار رو در حالتی تصور می‌کنیم که همه‌چی روون پیش می‌ره و وقفه‌ها، بن‌بست‌ها و بخش‌هایی که بهشون فکر نکردیم رو یادمون می‌ره.
تو یه پژوهش معروف، از دانشجوها پرسیدن کِی پایان‌نامه‌شون تموم می‌شه. به‌طور میانگین چند هفته بیشتر از حدسشون طول کشید، فقط یه اقلیت تا تاریخی که گفته بودن تموم کردن، و حتی تخمین «اگه همه‌چی خراب بشه»شون هم به‌طور میانگین زیادی خوش‌بینانه بود.
مثل کسی تخمین بزن که قبلاً ضربه خورده
- به عقب نگاه کن، نه به جلو
دفعه‌ی قبل یه کار مشابه واقعاً چقدر طول کشید؟ اون عدد از حسی که درباره‌ی این دفعه داری بهتره.
- بخش‌ها رو لیست کن
قدم‌ها رو بنویس. پژوهش‌ها نشون می‌دن باز کردن بخش‌های یه کار معمولاً تخمین رو واقعی‌تر می‌کنه، چون تیکه‌های فراموش‌شده پیدا می‌شن.
- حاشیه بذار
به کار بیشتر از بهترین حدست وقت بده، و اگه از جنس کاریه که قبلاً انجام ندادی، باز هم بیشتر.
- بعدش چک کن
بنویس واقعاً چقدر طول کشید. دفعه‌ی بعد یه عدد واقعی داری که ازش شروع کنی.
خودت رو امتحان کن
سه تا گزارش ماهانه‌ی قبلی علی هر کدوم حدود چهار ساعت طول کشیدن. برای این یکی دو ساعت بلوک می‌کنه، چون «این دفعه واقعاً تمرکز می‌کنم». بلوکش احتمالاً زیادی کوتاهه.
جواب رو ببین
درست
درسته. «این دفعه فرق می‌کنه» صدای خطای برنامه‌ریزیه. سابقه‌ی خودش، حدود چهار ساعت، بهترین تخمینیه که داره. اگه چهار ساعت بلوک کنه و زودتر تموم کنه، وقت اضافه گیرش میاد؛ اگه دو ساعت بلوک کنه، گزارش می‌ریزه رو هر چی که بعدشه.
شکل یه هفته
سه جور بلوک، و یه مقدار جای خالی
بلوک‌های عمیق برای کارهای مهمی که انتخاب کردی، تو ساعت‌های اوجت، اون‌قدر بلند که از گرم شدن رد بشی؛ خیلیا با حدود یه ساعت شروع می‌کنن. بلوک‌های دسته‌ای برای ایمیل، پیام و کارهای اداری، سر ساعت‌های مشخص. بلوک‌های حاشیه: وقت خالی برای کارهایی که طول می‌کشن و اتفاق‌های غیرمنتظره. و یه بخشی از هر روز رو بی‌برنامه بذار، چون همیشه یه چیزی پیش میاد.
اسم هر بلوک عمیق رو یه قدم بعدی از درس قبل بذار: «پیش‌نویس نتایج، قسمت ۱»، نه «پایان‌نامه». وقتی بلوک شروع می‌شه، از قبل می‌دونی دستت قراره چی کار کنه.
خودت رو امتحان کن
هر بلوک آماده‌ی استفاده‌ست یا باید درستش کرد؟
- سه‌شنبه نه‌ونیم تا ۱۱: پیش‌نویس پاراگراف‌های ۱ تا ۳ مقدمه
- چهارشنبه: پایان‌نامه
- هر روز دوازده‌ونیم تا ۱: جواب ایمیل و پیام‌ها
- همه‌ی ساعت‌های ۸ تا ۶ پر، بدون هیچ فاصله‌ای
- پنجشنبه ۴ تا چهارونیم: حاشیه برای هر چی که طول کشید
- دوشنبه ساعت ۲، وسط افت همیشگیت: سخت‌ترین سری تمرین
جواب رو ببین
آماده‌ی استفاده: سه‌شنبه نه‌ونیم تا ۱۱: پیش‌نویس پاراگراف‌های ۱ تا ۳ مقدمه, هر روز دوازده‌ونیم تا ۱: جواب ایمیل و پیام‌ها, پنجشنبه ۴ تا چهارونیم: حاشیه برای هر چی که طول کشید
باید درستش کرد: چهارشنبه: پایان‌نامه, همه‌ی ساعت‌های ۸ تا ۶ پر، بدون هیچ فاصله‌ای, دوشنبه ساعت ۲، وسط افت همیشگیت: سخت‌ترین سری تمرین
خودت رو امتحان کن
هر مشکل رو به راه‌حلش وصل کن
جواب رو ببین
- بلوک‌هات همیشه سر می‌رن → از روی اینکه دفعه‌ی قبل چقدر طول کشید تخمین بزن
- درخواست‌های کوچیک بلوک عمیقت رو می‌خورن → دسته‌شون کن برای یه بلوک مشخص بعدتر
- سر بلوکی به اسم «پروژه‌ی ایکس» می‌شینی و گیر می‌کنی → اسم بلوک رو یه قدم بعدی بذار
- یه جلسه‌ی طولانی بلوک صبحت رو از بین برد → بلوک رو ببر یه جای دیگه، ولش نکن
سه‌شنبه · پریا · تیزترین ساعت‌ها ۹ تا ۱۲
۰۹:۰۰ انتخاب چندتا کار امروز (۱۰ دقیقه)
۰۹:۱۵ عمیق پیش‌نویس بخش نتایج، قسمت ۱
۱۰:۳۰ استراحت کوتاه
۱۰:۴۵ عمیق ساختن نمودارهای ۱ و ۲
۱۲:۰۰ دسته‌ای ایمیل و پیام‌ها
۱۳:۰۰ ناهار
۱۴:۰۰ دسته‌ای فرم‌ها و وقت گرفتن‌ها (افت بعدازظهر)
۱۵:۰۰ حاشیه
۱۵:۳۰ آزاد۲ بلوک عمیق تو ساعت‌های اوج · ۲ بلوک دسته‌ای · ۱ حاشیه · آخر بعدازظهر آزادهمهی روزها این شکلی نیستن. تو یه روز شلوغ، یه بلوک عمیق که ازش محافظت کردی هم حسابه.
خودت رو امتحان کن
کاوه شب برنامه‌ی فردا رو می‌ریزه. همه‌ی ساعت‌های ۸ صبح تا ۶ عصر رو با کار پر می‌کنه، سخت‌ترین کارش رو می‌ذاره ساعت ۳ بعد از یه جلسه‌ی ناهار طولانی، و هیچ فاصله‌ای نمی‌ذاره. صبح‌ها از همیشه تیزتره. مفیدترین تغییر چیه؟
- چندتا کار کوچیک دیگه هم اضافه کنه که هیچ وقتی هدر نره
- بلوک‌ها رو ول کنه و ببینه روز چطور پیش می‌ره
- به‌جاش از ۶ صبح شروع کنه که همه‌چی جا بشه
- کار سخت رو ببره صبح و یه حاشیه بذاره
جواب رو ببین
کار سخت رو ببره صبح و یه حاشیه بذاره
آره. سخت‌ترین کارش جاش تو بهترین ساعت‌هاشه، و برنامه‌ای که هیچ جای خالی نداره با اولین اتفاق غیرمنتظره می‌شکنه. حاشیه باعث می‌شه بقیه‌ی برنامه دووم بیاره.
مرور درس
- بلوک‌بندی زمان به کارهایی که انتخاب کردی یه «کِی» می‌ده، نه فقط یه «چی»، و از بلوک‌ها مثل قرار ملاقات دفاع می‌کنی.
- خطای برنامه‌ریزی باعث می‌شه زمان کارهای خودمون رو کم تخمین بزنیم؛ از واقعیت گذشته تخمین بزن و حاشیه بذار.
- بلوک عمیق تو ساعت‌های اوج، بلوک دسته‌ای برای کارهای ریز، حاشیه، و یه مقدار وقت آزاد.
- وقتی برنامه خراب شد، کار مهم رو دوباره بلوک کن، نه اینکه کل روز رو ول کنی.