کار با متن طولانی
یه متن طولانی رو تبدیل کن به چیزی که به کارت بیاد: خلاصه‌ای که برای یه هدف نوشته شده، جدولی از اطلاعات، نقل‌قول دقیقی که بتونی تأییدش کنی، و لیست چیزهایی که متن نگفته.
سؤال اول
با یه هدف خلاصه کن
خلاصه کردن یعنی تصمیم بگیری چی حذف بشه، و مدل بدون اینکه بدونه می‌خوای باهاش چی‌کار کنی نمی‌تونه خوب تصمیم بگیره. بگو خلاصه برای کیه و قراره خوراک چه تصمیم یا کاری بشه. یه گزارش اگه برای تیم مالی خلاصه بشه یا برای یه کارآموز تازه‌وارد، باید دوتا چیز کاملاً متفاوت از آب دربیاد.
«این اجاره‌نامه رو از دید من که مستأجرم خلاصه کن. دارم تصمیم می‌گیرم امضاش کنم یا نه. روی این‌ها تمرکز کن: چی باید پرداخت کنم، چه کارهایی رو اجازه ندارم بکنم، و هر طرف چطور می‌تونه قرارداد رو تموم کنه.»
یه متن، دوتا درخواست
پرامپت ضعیف
«این گزارش رو خلاصه کن.»
می‌گیری: «این گزارش به عملکرد شرکت، چالش‌ها و برنامه‌های آینده می‌پردازد...» درسته، و به هیچ دردت نمی‌خوره.
پرامپت بهتر
«فردا باید این گزارش رو تو ۵ دقیقه برای تیم فروش ارائه بدم. ۴ تا یافته‌ای که روی کار اون‌ها اثر داره رو بده، هر کدوم تو یه جمله با شماره‌ی صفحه یا بخشش، بعد اون یه عددی که باید یادشون بمونه.»
یه مخاطب، یه کاربرد، یه شکل.
خودت رو امتحان کن
امید یه پیشنهاد ۲۵ صفحه‌ای از یه تأمین‌کننده داره و یه ساعت دیگه جلسه‌ای که باید توش تصمیم بگیره این پیشنهاد بره تو لیست نهایی یا نه. کدوم پرامپت بیشتر به کارش میاد؟
- «این پیشنهاد رو با جزئیات و بخش‌به‌بخش خلاصه کن، همه‌ی چیزهای مهمش رو بگو، جوری که قبل از جلسه‌ی یه ساعت دیگه هیچ نکته‌ای رو از دست ندم، و آخرش هم نظر خودت رو بگو که در کل معامله‌ی خوبیه یا نه و ارزشش رو داره یا نه.»
- «نظرت درباره‌ی این پیشنهاد چیه؟»
- «تا یه ساعت دیگه باید تصمیم بگیرم این تأمین‌کننده بره تو لیست نهایی یا نه. فقط این‌ها رو بگو: هزینه‌ی کل، زمان تحویل، چیزهایی که پوشش نمی‌دن، و هر شرطی که بعداً خرج می‌تراشه. بخش هر نکته رو هم بگو.»
- «یه خلاصه‌ی کوتاه از این پیشنهاد بده.»
جواب رو ببین
«تا یه ساعت دیگه باید تصمیم بگیرم این تأمین‌کننده بره تو لیست نهایی یا نه. فقط این‌ها رو بگو: هزینه‌ی کل، زمان تحویل، چیزهایی که پوشش نمی‌دن، و هر شرطی که بعداً خرج می‌تراشه. بخش هر نکته رو هم بگو.»
درسته. تصمیم رو گفت و چهار تا چیزی که تصمیم بهشون بنده، و خواست بگه هر کدوم کجای متنه تا بتونه یه نگاه به اصلش بندازه.
سؤال دوم
اطلاعات رو بکش بیرون تو یه جدول
خیلی وقت‌ها اصلاً متن نمی‌خوای. می‌خوای اطلاعات بیرون کشیده بشه و مرتب کنار هم بیاد: هر تاریخ، هر مبلغ، هر تعهد، هر اسم با نقشش. ستون‌ها رو خودت اسم ببر. جدول سریع مرور می‌شه و، به همون اندازه مهم، سریع هم با متن اصلی چک می‌شه؛ ردیف به ردیف.
از یه رشته ایمیل طولانی: «یه جدول از همه‌ی تصمیم‌هایی که گرفته شده بساز: چی تصمیم گرفته شد، کی تصمیم گرفت، چه تاریخی، و کسی مخالف بود یا نه.»
از اجاره‌نامه‌ی زیر، هر پرداختی که من باید انجام بدم رو بیرون بکش. ستون‌های جدول: بابت چی | مبلغ | موعد | شماره‌ی بند. فقط از خود قرارداد استفاده کن. اگه چیزی نوشته نشده، بنویس «ذکر نشده».
[متن قرارداد اینجا]بابت چی | مبلغ | موعد | بند
اجاره‌ی ماهانه | ۱۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان | اول هر ماه | ۳.۱
پول پیش | ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان | موقع امضا | ۳.۲
شارژ ساختمان | ذکر نشده | ماهانه | ۵.۴
جریمه‌ی تأخیر | روزی ۱٪ اجاره | بعد از پنجم ماه | ۳.۵«ذکر نشده» اینجا واقعاً داره کار می‌کنه. بند ۵.۴ می‌گه شارژ با توئه و هیچ‌جا نمی‌گه چقدر. این یه سؤاله که باید قبل از امضا از صاحب‌خونه بپرسی، و یه خلاصه‌ی متنی احتمالاً قایمش می‌کرد. (مبلغ‌ها فقط مثالن.)
سؤال سوم
مجبورش کن خود جمله رو نقل کنه
هر وقت جواب برات مهمه، اضافه کن: «برای هر نکته، دقیقاً همون جمله‌ای از متن که پشتیبانش هست رو نقل کن و بگو کجای متنه.» حالا هر ادعا با یه چیزی میاد که می‌تونی تو متن اصلی جست‌وجوش کنی. سی ثانیه با جست‌وجوی داخل فایل بهت می‌گه اون جمله واقعاً اونجا هست یا نه، و همون معنی‌ای رو می‌ده که خلاصه می‌گه یا نه.
اگه مدل نتونست برای یه نکته نقل‌قول بیاره، اون نکته رو نظر خودش یا یه اشتباه حساب کن، نه چیزی که متن گفته.
خودت رو امتحان کن
خواستن نقل‌قول عینی هنوز ارزش داره، حتی اگه خود نقل‌قول یه کم دقیق نباشه، چون نقل‌قول چیزیه که می‌شه تو متن اصلی دنبالش گشت.
جواب رو ببین
درست
مدل‌ها گاهی داخل گیومه بازنویسی می‌کنن یا دو تا جمله رو یکی می‌کنن. این دلیل کنار گذاشتن نقل‌قول نیست، دقیقاً دلیل مفید بودنشه. پیدا کردن یه عبارت خاص ازش تو متن اصلی سی ثانیه طول می‌کشه، و بعدش می‌فهمی اون نکته واقعاً تو متن هست یا نه.
سؤال چهارم
بپرس چی جا افتاده
خلاصه بهت می‌گه متن چی گفته. سؤال باارزش‌تر خیلی وقت‌ها اینه که چی نگفته. مدل می‌دونه متن‌هایی از این نوع معمولاً چی دارن، پس می‌تونه جای خالی‌ها رو ببینه: «یه خواننده‌ی دقیق توقع داره چی اینجا باشه که نیست؟ این متن چه سؤال‌هایی رو بی‌جواب می‌ذاره؟»
یه پیشنهاد کاری که هیچ‌جاش به ساعت کاری اشاره نشده. یه برنامه‌ی پروژه بدون ردیف بودجه. یه پروپوزال که از فایده‌ها می‌گه و از ریسک‌ها هیچی. این‌جور نبودن‌ها رو وقتی متن رو از اول تا آخر می‌خونی سخت می‌شه دید.
خودت رو امتحان کن
هر هدف رو به درخواستی که بهش می‌خوره وصل کن
جواب رو ببین
- سریع تصمیم بگیری یه گزارش به کارت میاد یا نه → خلاصه‌ای که برای نقش و تصمیم تو نوشته شده
- همه‌ی مهلت‌های یه قرارداد رو با یه نگاه ببینی → جدولی با ستون‌هایی که خودت اسم بردی
- بتونی یه ادعا رو تو متن اصلی تأیید کنی → خود جمله‌ی نقل‌شده و جاش تو متن
- قبل از امضا سؤال‌هات رو آماده کنی → لیست چیزهایی که متن بی‌جواب گذاشته
این چهارتا چطور کنار هم می‌شینن
- با خلاصه‌ی هدف‌دار شروع کن تا دستت بیاد متن چیه.
- برای هر چیزی که قراره بر اساسش کاری بکنی از استخراج استفاده کن: پول، تاریخ، تعهد.
- به هر نکته‌ی مهم نقل‌قول اضافه کن، بعد با جست‌وجوی داخل فایل تأییدشون کن.
- آخرش بپرس چی جا افتاده. برای قرارداد یا هر چیز حقوقی، دستیار کمکت می‌کنه بخونی و سؤال آماده کنی؛ وقتی موضوع جدیه جای یه متخصص رو نمی‌گیره.
خودت رو امتحان کن
الهام آیین‌نامه‌ی ۳۰ صفحه‌ای امتحانات دانشگاهش رو می‌چسبونه و می‌پرسه می‌تونه به‌خاطر یه مشکل فوری خانوادگی امتحانش رو عقب بندازه یا نه. دستیار می‌گه آره. پیام بعدی الهام چی باشه؟
- «مرسی!» و بعد به استادش ایمیل بزنه که آیین‌نامه اجازه می‌ده و ازش بخواد تاریخ جدید امتحان رو هماهنگ کنه
- «همون جمله‌ای که این اجازه رو می‌ده با شماره‌ی ماده‌ش نقل کن، و هر شرطی که کنارش اومده رو هم بگو.»
- «کاملاً مطمئنی؟»
- «کل متن رو دوباره خلاصه کن، ولی کوتاه‌تر.»
جواب رو ببین
«همون جمله‌ای که این اجازه رو می‌ده با شماره‌ی ماده‌ش نقل کن، و هر شرطی که کنارش اومده رو هم بگو.»
آره. با شماره‌ی ماده و متن نقل‌شده می‌تونه تو آیین‌نامه پیداش کنه، شرط‌ها رو خودش بخونه و تو ایمیلش به همون ماده استناد کنه.
مرور درس
- «این رو خلاصه کن» درخواست ضعیفیه. بگو خلاصه برای کیه و خوراک چه تصمیمیه.
- اطلاعات رو بکش تو جدولی که ستون‌هاش رو خودت اسم بردی، و بگو هر جا متن ساکته بنویسه «ذکر نشده».
- نقل‌قول دقیق با جاش تو متن بخواه، بعد تو متن اصلی جست‌وجوش کن.
- بپرس چی جا افتاده، و چک کن که فایل طولانی واقعاً کامل خونده شده.